Assistants de transcription de réunions : bénéfices, enjeux et réflexions
Les outils de transcription automatique sont devenus de plus en plus populaires dans les écoles et les entreprises que j’accompagne surtout avec l’essor des réunions en ligne. Ces réunions incluaient souvent, par le passé, la prise de notes collaboratives, un ordre du jour partagé, ainsi que la création des tâches à accomplir par la suite, ce qui occasionnait souvent de nombreux échanges courriels et de documents suite à chaque rencontre.
Des outils comme Google Meet, Zoom ou Teams offrent des options de retranscription des échanges, mais aussi, pour certains de ces outils (souvent en options payantes), des fonctionnalités avancées, telles que le résumé des notes ou la notification des moments où nos noms ont été mentionnés dans la rencontre. Ces outils facilitent la collaboration en capturant les discussions en temps réel, permettant aux participants de se concentrer sur les échanges sans la contrainte de prendre des notes. Les options diffèrent et beaucoup d’outils sont disponibles sur le marché, mais tous permettent la même chose : une prise de notes en temps réel des propos tenus lors des rencontres.
Certains outils agissent comme un participant supplémentaire qui enregistrent et retranscrivent la rencontre. La productivité et l’accessibilité sont ainsi renforcées. Toutefois, l’utilisation de ces technologies soulève des enjeux sur le plan éthique et relationnel.
Dynamique et impact sur les interactions
En libérant les participants de la prise de notes, les assistants de transcription modifient la dynamique des réunions : chacun peut se concentrer sur le débat et les interactions. Cependant, la conscience que chaque mot est enregistré peut limiter la spontanéité, nuisant parfois aux discussions informelles et créatives. Cela peut mener à une forme d’autocensure, les participants pourraient hésiter à partager des idées spontanées. Ce phénomène est semblable à ce que l’on ressent parfois lorsque les rencontres sont enregistrées.
En participant à des webinaires enregistrés, surtout lorsque je fais partie d’un grand groupe de participants, j’ai souvent tendance à éteindre ma caméra si l’interaction est minimale et n’est pas nécessaire. Notre image peut ensuite être diffusée un peu partout et on nous voit à l’écran, écouter… ou prendre nos courriels, car nous sommes inattentifs aux propos tenus par le présentateur. Pas toujours très flatteur comme image en rediffusion. Ces retranscriptions dans les rencontres me donnent un peu la même impression : est-ce que mes propos serviront à autre chose suite à la rencontre ? Seront-ils diffusés ?
D’un autre côté, la prise de notes manuelle peut affecter la qualité des interactions humaines. Lorsque je prends des notes en rencontre, par exemple, je ne suis pas pleinement concentré sur l’interaction non verbale ou sur les regards échangés, ce qui peut donner une impression de manque d’écoute ou d’interaction humaine chaleureuse. Ainsi, il y a du bon et du mauvais de chaque côté : les outils de transcription permettent de capturer l’intégralité de la conversation, mais peuvent limiter la spontanéité, tandis que la prise de notes manuelle nous empêche de pleinement nous concentrer sur l’humain.
Confidentialité et consentement
La question de la confidentialité et du consentement est cruciale. Activer un outil de transcription sans informer ni obtenir le consentement explicite des participants soulève des préoccupations légitimes. Il est primordial d’annoncer préalablement la présence d’un assistant de transcription et de clarifier où et comment les transcriptions seront utilisées. Dans la plupart des cas, la transparence est là : l’outil annonce par une bannière que la transcription a lieu ou encore s’annonce directement dans le clavardage. Cela fait partie d’une nouvelle étiquette numérique dans les outils, visant à respecter la vie privée et le confort de chacun. Malgré cette transparence, certains participants ne savent pas toujours comment exprimer leur désaccord face à l’utilisation de la retranscription. Il est nécessaire de développer non seulement une nouvelle étiquette, mais aussi une façon claire d’exprimer que l’on n’est pas à l’aise avec ces pratiques. Dans certains contextes, ce n’est pas toujours évident. S’il y a des éléments confidentiels, on peut le dire, mais si c’est juste un malaise général, beaucoup peinent à l’exprimer.
Je souhaite également aborder un enjeu qui me dérange quelque peu et que j’ai vécu. Il m’est arrivé à de nombreuses reprises d’assister à des rencontres où un assistant d’IA se connectait automatiquement, souvent sous la forme d’un participant supplémentaire dans la rencontre. Des outils comme Otter.ai ou Read.ai fonctionnent de cette manière, s’ajoutant comme un participant supplémentaire. Souvent, les personnes activent ces outils sans forcément comprendre comment les désactiver ou ce qu’ils impliquent. Encore pire, sans les avoir bien sécurisés avec une double authentification… voir même un mot de passe fort. C’est pourquoi il est essentiel de bien connaître les outils que l’on utilise, de lire leurs politiques de confidentialité et de comprendre leurs fonctionnalités. Je me suis souvent retrouvé à demander aux personnes dans mes recontres ce qu’ils allaient faire des notes prises par ces outils, pour m’entendre répondre qu’ils ne savaient pas comment désactiver l’option ou ne savait pas que ça prenait des notes. Ça ne m’a pas beaucoup rassuré.
Il est également important de rappeler que certains de ces outils offrent la possibilité d’activer la retranscription par défaut dans toutes les rencontres. Certains ont donc laissé cette option activé pour TOUTES leurs rencontres, quel que soit le sujet. Avant d’utiliser ces outils, il faut s’assurer de bien valider les réglages et de les activer quand c’est nécessaire uniquement!
Je me pose aussi des questions cruciales sur l’usage des données collectées : sont-elles utilisées pour entraîner leurs modèles d’IA ? Sont-elles revendues ? En tant qu’utilisateur, nous devons nous assurer de connaître ces détails et de rester vigilants, surtout lorsque les données des rencontres peuvent être confidentielles. Côté étiquette numérique, il est crucial d’être transparent avec les autres participants et de leur annoncer lorsqu’un outil de retranscription est activé. Si les échanges sont confidentiels, il est préférable de désactiver ces assistants. N’hésitez pas à poser des questions ou à éjecter ce participant d’IA (pas la personne elle-même, mais son assistant IA😉 )non désiré de la réunion.
Vers une utilisation réfléchie
L’intérêt des assistants de transcription est indéniable, mais leur usage doit être responsable. Ils peuvent être une aide précieuse, à condition de trouver un équilibre entre leurs avantages et la préservation de la qualité des interactions humaines.
Ces outils nous invitent à redéfinir l’étiquette numérique de nos réunions et à veiller aux aspects de consentement et de confidentialité. Leur utilisation devrait accroître la productivité sans compromettre la confiance des participants.