NotebookLM pour faire le bilan de l’année et préparer la prochaine
J’accompagne principalement des enseignants, mais une partie de mon travail se passe aussi avec des équipes de gestionnaires scolaires. Une des premières choses qu’on me demande dans ces mandats, c’est d’aider à prendre les notes de rencontre, puis à générer des documents de synthèse ou des procès-verbaux. C’est quelque chose que j’ai montré souvent cette année et ça sauve du temps, assurément.
Mais on fait quoi de ces documents après ? On a des traces, oui. Mais est-ce que ces traces pourraient nous être encore plus utiles que de simplement servir d’archives ?
C’est la question derrière l’atelier que je prépare depuis ce matin pour une équipe de gestionnaires scolaires. J’ai voulu explorer les possibilités de NotebookLM pour faire un bilan de fin d’année à partir de comptes rendus de rencontre. J’ai donc créé un bloc-notes dans NotebookLM à partir de comptes rendus inventés d’un faux comité de direction d’école secondaire, dix rencontres de septembre à juin, pour montrer comment l’outil peut aider à faire le bilan de l’année et préparer la prochaine, et j’ai fait de multiples expérimentations. Voici comment je présenterai le tout lors de mon atelier, si jamais ça peut vous inspirer des usages 🙂
Étape 1 : Organiser ses informations dans un bloc-notes
Tout d’abord, on doit organiser nos informations. On alimente le bloc-notes avec les comptes rendus de chaque rencontre de l’année. Les documents peuvent être ajoutés en PDF, en Word ou directement depuis son Google Drive. J’aurais pu y ajouter notes manuscrites, des retranscriptions, etc. Tout document pertinent pour faire le bilan de l’année peut être ajouté.
L’idée est de donner à NotebookLM l’ensemble de ce qui s’est passé, mois par mois, pour pouvoir ensuite travailler avec cette mémoire.
Étape 2 : Interroger ses sources dans le clavardage
Une fois les documents importés, on interroge le bloc-notes directement dans le clavardage.
Voici quelques exemples de questions que j’utiliserai pour ma démonstration lors de l’atelier de formation, avec un aperçu des réponses obtenues à partir de mes sources fictives, pour vous inspirer.
(Je vous rassure sur la confidentialité ici : il s’agit de fausses informations générées par Gemini à partir de comptes rendus inventés, qui ne contiennent aucune vraies données. L’idée est de montrer des exemples fictifs, mais plausibles. )
Les défis de l’année
« Quels ont été les trois plus grands défis de l’école cette année et comment ont-ils évolué de septembre à juin ? »
Exemple de réponse : L’analyse a permis d’identifier trois défis qui ont traversé toute l’année : les mesures de soutien aux élèves, la persévérance scolaire et la pénurie de personnel. Pour chacun, NotebookLM retrace l’évolution mois par mois et identifie les moments où la situation s’est aggravée (ou améliorée!).
Le climat et les mois les plus critiques
« Quels ont été les mois les plus critiques de l’année pour l’équipe et pour les élèves ? »
Exemple de réponse : L’analyse fait ressortir des tendances. Pour le personnel, janvier et mai ressortent comme les périodes les plus difficiles. Pour les élèves, novembre et avril concentrent le plus grand nombre de demandes liées à l’anxiété et à la pression de performance.
Les enjeux logistiques
« Quels ont été les principaux enjeux logistiques de l’année ? »
Exemple de réponse : L’outil regroupe les défis par catégorie : gestion des locaux pour les examens, capacité du réseau lors des sessions d’évaluation, problèmes de chauffage dans l’aile des sciences et gestion des protocoles de fermeture en cas de tempête.
Les défis pour l’année prochaine
« À partir des tendances observées, quels sont les principaux défis à prévoir pour l’an prochain ? »
Exemple de réponse : L’outil repère les dossiers non résolus : deux postes à combler pour l’an prochain, une hausse prévue des élèves en provenance du primaire, et la création de deux nouveaux groupes pour répondre à la demande du profil numérique.
Chaque réponse était bien détaillée et citait les endroits où se trouvaient ces éléments.
Étape 3 : Générer de nouveaux outils à partir des documents
Le Studio de NotebookLM peut aussi générer de nouveaux contenus à partir de ce qui est dans le bloc-notes. Voici quelques exemples que j’ai demandés dans le studio en personnalisant mes requêtes :
Un guide d’accueil pour une nouvelle personne dans l’équipe de direction. On peut demander au Studio de produire un document de mise en contexte : rôles de chaque membre, dossiers récurrents, périodes chargées, décisions déjà prises sur les sujets qui reviennent chaque année. C’est un outil concret pour assurer une meilleure continuité d’une année à l’autre.
Un aperçu audio de l’année. Le Studio génère une discussion entre deux voix qui résument l’année : les crises, les réussites, les décisions, etc. C’est aussi une façon différente de faire le bilan, à écouter plutôt qu’à lire. Surprenant à entendre la première fois 🙂
Une foire aux questions. On demande au Studio de structurer les décisions prises selon trois moments dans l’année : automne, hiver, printemps/été. Le résultat est un guide de référence sur les situations récurrentes, construit à partir de ce qui a été discuté en rencontre.
Un questionnaire de fin d’année. Le Studio peut générer un questionnaire à partir des moments forts de l’année : décisions prises, situations vécues, défis traversés, etc. Utilisé lors de la dernière rencontre d’équipe, c’est une façon ludique de faire le bilan ensemble, de revisiter et de discuter ce qu’on a vécu comme équipe avant de passer à la prochaine année.
Bien sûr le studio offre d’autres possibilités : une infographie qui résume un enjeu en particulier ? Un support de présentation pour présenter le bilan ? Un résumé vidéo des moments critiques de l’année ? Bien des options possibles pour faire le bilan et aider à la prise de décision !
Étape 4 : Créer des tableaux de données
NotebookLM peut aussi générer des tableaux structurés à partir des comptes rendus.
La matrice des responsabilités et des surcharges. Elle permet de voir qui prend quoi en charge et à quel moment la pression est la plus forte pour chaque membre de l’équipe. Voici un exemple de requête :
« À partir des dix comptes rendus de rencontre, génère un tableau de données pour cartographier les rôles de l'équipe. Le tableau doit contenir les colonnes suivantes : Nom du gestionnaire, Titre/Rôle, Dossiers majeurs pris en charge (de septembre à juin), Mois de pointe/Périodes critiques (les mois où cette personne est le plus souvent nommée responsable d'une urgence ou d'un livrable). »
Le tableau comparatif des cycles. Il met côte à côte les réalités des deux directeurs adjoints, dans mon exemple fictif Chantal au 1ᵉʳ cycle et Simon au 2ᵉ cycle. À partir des mêmes documents, NotebookLM distingue deux contextes différents à l’intérieur d’une même école. Voici un exemple de requête :
« Rédige un tableau de données comparatif pour mettre en opposition les réalités et les défis du 1ᵉʳ cycle (Chantal) et du 2ᵉ cycle (Simon) à partir des comptes rendus. Le tableau doit avoir trois colonnes : axe de comparaison (ex. : principales crises, enjeux pédagogiques/examens, activités étudiantes), réalité du 1ᵉʳ cycle (1ʳᵉ et 2ᵉ secondaire), réalité du 2ᵉ cycle (3ᵉ, 4ᵉ et 5e secondaire). »
Ce tableau peut aider à objectiver les différences de charge de travail et à mieux répartir les responsabilités pour la rentrée suivante. Et bien sûr, puisque NotebookLM se réfère aux sources et les indique explicitement dans ses réponses, on peut se référer aux comptes rendus pour valider l’information.
Faire parler les documents
Faire «parler» les documents, c’est une façon de prendre du recul sur ce qui s’est passé : questionner, réfléchir, comparer. Ça aide à la prise de décision pour l’année suivante plutôt que de repartir uniquement sur des souvenirs.
Je vais tester tout ça avec une équipe lors de l’atelier. Je suis certaine qu’ils auront une multitude d’autres idées à ajouter à cette liste!