{"id":2941,"date":"2024-11-12T08:53:01","date_gmt":"2024-11-12T13:53:01","guid":{"rendered":"https:\/\/www.lageekdeservice.com\/?p=2941"},"modified":"2024-11-12T08:53:02","modified_gmt":"2024-11-12T13:53:02","slug":"assistants-de-transcription-de-reunions-benefices-enjeux-et-reflexions","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.lageekdeservice.com\/en\/assistants-de-transcription-de-reunions-benefices-enjeux-et-reflexions\/","title":{"rendered":"Assistants de transcription de r\u00e9unions : b\u00e9n\u00e9fices, enjeux et r\u00e9flexions"},"content":{"rendered":"\n
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Image par febrian eka saputra<\/a> de Pixabay<\/a><\/figcaption><\/figure><\/div>\n\n\n\n

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Assistants de transcription de r\u00e9unions : b\u00e9n\u00e9fices, enjeux et r\u00e9flexions<\/h2>\n\n\n\n

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Alexandra Coutl\u00e9e<\/a><\/p>

Passionn\u00e9e de transformation num\u00e9rique, Alexandra accompagne les organisations et les individus vers l\u2019autonomie num\u00e9rique gr\u00e2ce \u00e0 des services personnalis\u00e9s de consultation, de formation et de coaching.<\/p><\/div><\/div>\n\n\n

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Les outils de transcription automatique sont devenus de plus en plus populaires dans les \u00e9coles et les entreprises que j’accompagne surtout avec l’essor des r\u00e9unions en ligne. Ces r\u00e9unions incluaient souvent, par le pass\u00e9, la prise de notes collaboratives, un ordre du jour partag\u00e9, ainsi que la cr\u00e9ation des t\u00e2ches \u00e0 accomplir par la suite, ce qui occasionnait souvent de nombreux \u00e9changes courriels et de documents suite \u00e0 chaque rencontre.<\/p>\n\n\n\n

Des outils comme Google Meet<\/a>, Zoom<\/a> ou Teams<\/a> offrent des options de retranscription des \u00e9changes, mais aussi, pour certains de ces outils (souvent en options payantes), des fonctionnalit\u00e9s avanc\u00e9es, telles que le r\u00e9sum\u00e9 des notes ou la notification des moments o\u00f9 nos noms ont \u00e9t\u00e9 mentionn\u00e9s dans la rencontre. Ces outils facilitent la collaboration en capturant les discussions en temps r\u00e9el, permettant aux participants de se concentrer sur les \u00e9changes sans la contrainte de prendre des notes. Les options diff\u00e8rent et beaucoup d’outils sont disponibles sur le march\u00e9, mais tous permettent la m\u00eame chose : une prise de notes en temps r\u00e9el des propos tenus lors des rencontres.<\/p>\n\n\n\n

Certains outils agissent comme un participant suppl\u00e9mentaire qui enregistrent et retranscrivent la rencontre. La productivit\u00e9 et l\u2019accessibilit\u00e9 sont ainsi renforc\u00e9es. Toutefois, l’utilisation de ces technologies soul\u00e8ve des enjeux sur le plan \u00e9thique et relationnel.<\/p>\n\n\n\n

Dynamique et impact sur les interactions<\/h3>\n\n\n\n

En lib\u00e9rant les participants de la prise de notes, les assistants de transcription modifient la dynamique des r\u00e9unions : chacun peut se concentrer sur le d\u00e9bat et les interactions. Cependant, la conscience que chaque mot est enregistr\u00e9 peut limiter la spontan\u00e9it\u00e9, nuisant parfois aux discussions informelles et cr\u00e9atives. Cela peut mener \u00e0 une forme d’autocensure, les participants pourraient h\u00e9siter \u00e0 partager des id\u00e9es spontan\u00e9es. Ce ph\u00e9nom\u00e8ne est semblable \u00e0 ce que l’on ressent parfois lorsque les rencontres sont enregistr\u00e9es.<\/p>\n\n\n\n

En participant \u00e0 des webinaires enregistr\u00e9s, surtout lorsque je fais partie d’un grand groupe de participants, j’ai souvent tendance \u00e0 \u00e9teindre ma cam\u00e9ra si l’interaction est minimale et n’est pas n\u00e9cessaire. Notre image peut ensuite \u00eatre diffus\u00e9e un peu partout et on nous voit \u00e0 l’\u00e9cran, \u00e9couter… ou prendre nos courriels, car nous sommes inattentifs aux propos tenus par le pr\u00e9sentateur. Pas toujours tr\u00e8s flatteur comme image en rediffusion. Ces retranscriptions dans les rencontres me donnent un peu la m\u00eame impression : est-ce que mes propos serviront \u00e0 autre chose suite \u00e0 la rencontre ? Seront-ils diffus\u00e9s ?<\/p>\n\n\n\n

D’un autre c\u00f4t\u00e9, la prise de notes manuelle peut affecter la qualit\u00e9 des interactions humaines. Lorsque je prends des notes en rencontre, par exemple, je ne suis pas pleinement concentr\u00e9 sur l’interaction non verbale ou sur les regards \u00e9chang\u00e9s, ce qui peut donner une impression de manque d’\u00e9coute ou d’interaction humaine chaleureuse. Ainsi, il y a du bon et du mauvais de chaque c\u00f4t\u00e9 : les outils de transcription permettent de capturer l’int\u00e9gralit\u00e9 de la conversation, mais peuvent limiter la spontan\u00e9it\u00e9, tandis que la prise de notes manuelle nous emp\u00eache de pleinement nous concentrer sur l’humain.<\/p>\n\n\n\n

Confidentialit\u00e9 et consentement<\/h3>\n\n\n\n

La question de la confidentialit\u00e9 et du consentement est cruciale. Activer un outil de transcription sans informer ni obtenir le consentement explicite des participants soul\u00e8ve des pr\u00e9occupations l\u00e9gitimes. Il est primordial d\u2019annoncer pr\u00e9alablement la pr\u00e9sence d\u2019un assistant de transcription et de clarifier o\u00f9 et comment les transcriptions seront utilis\u00e9es. Dans la plupart des cas, la transparence est l\u00e0 : l’outil annonce par une banni\u00e8re que la transcription a lieu ou encore s’annonce directement dans le clavardage. Cela fait partie d’une nouvelle \u00e9tiquette num\u00e9rique dans les outils, visant \u00e0 respecter la vie priv\u00e9e et le confort de chacun. Malgr\u00e9 cette transparence, certains participants ne savent pas toujours comment exprimer leur d\u00e9saccord face \u00e0 l’utilisation de la retranscription. Il est n\u00e9cessaire de d\u00e9velopper non seulement une nouvelle \u00e9tiquette, mais aussi une fa\u00e7on claire d’exprimer que l’on n’est pas \u00e0 l’aise avec ces pratiques. Dans certains contextes, ce n’est pas toujours \u00e9vident. S’il y a des \u00e9l\u00e9ments confidentiels, on peut le dire, mais si c’est juste un malaise g\u00e9n\u00e9ral, beaucoup peinent \u00e0 l’exprimer.<\/p>\n\n\n\n

Je souhaite \u00e9galement aborder un enjeu qui me d\u00e9range quelque peu et que j’ai v\u00e9cu. Il m’est arriv\u00e9 \u00e0 de nombreuses reprises d’assister \u00e0 des rencontres o\u00f9 un assistant d’IA se connectait automatiquement, souvent sous la forme d’un participant suppl\u00e9mentaire dans la rencontre. Des outils comme Otter.ai <\/a>ou Read.ai <\/a>fonctionnent de cette mani\u00e8re, s’ajoutant comme un participant suppl\u00e9mentaire. Souvent, les personnes activent ces outils sans forc\u00e9ment comprendre comment les d\u00e9sactiver ou ce qu’ils impliquent. Encore pire, sans les avoir bien s\u00e9curis\u00e9s avec une double authentification… voir m\u00eame un mot de passe fort. C’est pourquoi il est essentiel de bien conna\u00eetre les outils que l’on utilise, de lire leurs politiques de confidentialit\u00e9 et de comprendre leurs fonctionnalit\u00e9s. Je me suis souvent retrouv\u00e9 \u00e0 demander aux personnes dans mes recontres ce qu’ils allaient faire des notes prises par ces outils, pour m’entendre r\u00e9pondre qu’ils ne savaient pas comment d\u00e9sactiver l’option ou ne savait pas que \u00e7a prenait des notes. \u00c7a ne m’a pas beaucoup rassur\u00e9.<\/p>\n\n\n\n

Il est \u00e9galement important de rappeler que certains de ces outils offrent la possibilit\u00e9 d’activer la retranscription par d\u00e9faut dans toutes les rencontres. Certains ont donc laiss\u00e9 cette option activ\u00e9 pour TOUTES<\/strong> leurs rencontres, quel que soit le sujet. Avant d’utiliser ces outils, il faut s’assurer de bien valider les r\u00e9glages et de les activer quand c’est n\u00e9cessaire uniquement!<\/p>\n\n\n\n

Je me pose aussi des questions cruciales sur l’usage des donn\u00e9es collect\u00e9es : sont-elles utilis\u00e9es pour entra\u00eener leurs mod\u00e8les d’IA ? Sont-elles revendues ? En tant qu’utilisateur, nous devons nous assurer de conna\u00eetre ces d\u00e9tails et de rester vigilants, surtout lorsque les donn\u00e9es des rencontres peuvent \u00eatre confidentielles. C\u00f4t\u00e9 \u00e9tiquette num\u00e9rique, il est crucial d’\u00eatre transparent avec les autres participants et de leur annoncer lorsqu’un outil de retranscription est activ\u00e9. Si les \u00e9changes sont confidentiels, il est pr\u00e9f\u00e9rable de d\u00e9sactiver ces assistants. N’h\u00e9sitez pas \u00e0 poser des questions ou \u00e0 \u00e9jecter<\/strong> ce participant d’IA (pas la personne elle-m\u00eame, mais son assistant IA\ud83d\ude09 )non d\u00e9sir\u00e9 de la r\u00e9union.<\/p>\n\n\n\n

Vers une utilisation r\u00e9fl\u00e9chie<\/h3>\n\n\n\n

L’int\u00e9r\u00eat des assistants de transcription est ind\u00e9niable, mais leur usage doit \u00eatre responsable. Ils peuvent \u00eatre une aide pr\u00e9cieuse, \u00e0 condition de trouver un \u00e9quilibre entre leurs avantages et la pr\u00e9servation de la qualit\u00e9 des interactions humaines.<\/p>\n\n\n\n

Ces outils nous invitent \u00e0 red\u00e9finir l’\u00e9tiquette num\u00e9rique de nos r\u00e9unions et \u00e0 veiller aux aspects de consentement et de confidentialit\u00e9. Leur utilisation devrait accro\u00eetre la productivit\u00e9 sans compromettre la confiance des participants.<\/p>\n\n\n\n

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Note importante<\/h3><\/div>

Mes tests personnels de divers outils sont pr\u00e9sent\u00e9s ici, mais il est essentiel que vous v\u00e9rifiiez les conditions d’utilisation et les politiques de confidentialit\u00e9 de ces outils, en tenant compte des r\u00e8gles internes de votre organisation et de la protection des donn\u00e9es personnelles.

N’oubliez pas de v\u00e9rifier la date de l’article, car les fonctionnalit\u00e9s peuvent \u00e9voluer. Le choix final d’utiliser cet outil doit se faire en fonction de votre situation sp\u00e9cifique.<\/strong><\/p><\/div><\/div>\n\n\n\n


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